Как да пишем правилно
- Текстът на документа се оформя съгласно съвременната българска книжовноезикова норма при спазване на правилата за слято, полуслято и разделно писане на сложни думи и изрази:
- Думи, в състава на които влизат части от съществителни имена, между които има отношение на подчинение (първата пояснява втората), се приемат за сложни думи и се пишат полуслято (с малко тире). Примери: министър-председател, заместник-министър, заместник-директор, заместник-началник, заместник-кмет, помощник-директор. При употребата на малко тире (дефис) при правописното оформяне на сложните думи не се поставят интервали. Съкратено същите се изписват по следния начин: мин.-председател, зам.-министър, зам.-директор, зам.-началник, зам.-кмет, пом.-директор.
- Когато към сложна дума, която се изписва полуслято, се добави пояснение, то също се пише разделно поради струпване на три съставни части. Примери: заместник министър-председател и съкратено: зам. мин.-председател.
- Не са сложни думи изрази като областен управител, главен редактор и пр., защото при тях първата дума е прилагателно име. Добавеното пояснение се пише разделно, без тире между отделните думи. Примери: заместник областен управител, заместник главен редактор и съкратено зам. обл. управител, зам. гл. редактор.
- Не се поставя интервал преди точка, двоеточие, многоточие, въпросителен знак, удивителен знак, запетая, точка и запетая, дясна кръгла, квадратна или ъглеста скоба, затварящи кавички.
- Не се поставя интервал след лява кръгла, квадратна или ъглеста скоба, отварящи кавички.
- Поставя се интервал след точка, двоеточие, многоточие, въпросителен знак, удивителен знак, запетая, точка и запетая, дясна кръгла, квадратна или ъглеста скоба, затварящи кавички.
- При използване на тире се поставя по един интервал преди и след него. Пример: София – столицата на България.
- При изписването на числа се спазват следните правила за графично оформление:
- Като десетичен знак се използва запетая. Пример: 127,50 лв.
- При многоцифрените числа стотиците, хилядите и т.н. се разделят графично с половин интервал (Shift+Сtrl+интервал). Пример: 34 560 лица. Изключение правят съвкупността от цифри, касаещи ЕГН, номер на приходен и разходен ордер, разписка, фактура, договор и др., при които цифрите не се разделят с интервал. Когато числото се състои от четири цифри, те не се разделят с интервал. Пример: 3456 лица. Не се допуска разделяне на многоцифрени числа на два реда.
- Не се поставя интервал преди знаците за градус, процент или индекс и след знака за параграф (§). Примери: 25º, 25%, 251‰, Иванов2, CO2, §2.
- Поставя се интервал след юридически съкращения като чл., ал., т. и др. Примери: чл. 1, ал. 2, т. 4.
- При обозначаване на дати и периоди се използва тире. Примери: януари – март 2016 г.; 5 – 6 февруари 2017 г. При изписване на дати с цифри/числа се поставя интервал само след числото на годината. Пример: 26.09.2018 г.
- В целия документ трябва да се използват един и същ вид кавички. Примери: Книгата се казва “Отнесени от вихъра”; или Книгата се казва «Отнесени от вихъра». Препоръчително е използването на първия вид кавички.
- При абревиатури не се използват кавички. Пример: „Агенция пътна инфраструктура”, но трябва да се изписва АПИ.
- Скобите се използват в целия текст еднотипно (от типа кръгли) – пример: (Иванов). Знакът / не е скоба. Той означава деление: 2/3 от служителите, или има друго значение (най-често замества „или”): роден/а; Пътуващите до Германия/Франция да представят…
- Целесъобразно е да се избягват дългите изречения. За служебна кореспонденция е по-добре да се използват няколко по-кратки дори с риск от повторения. Като последица от дългите изречения се появява и друга грешка – безразборно поставени запетаи. Всеки неправилно поставен препинателен знак в изречението може да промени смисъла; получават се и двусмислици.
- Използване на запетаите.
- Съставните съюзи „в случай че”, „макар че”, „при все че”, „въпреки че” и др. служат за въвеждане на подчинени обстоятелствени изречения. Запетаята се поставя преди началото на целия израз. Пример: Отидете на гише 2, в случай че гише 1 е затворено;
- Конструкцията „така че” е подобна – запетаята се поставя пред „така”. Пример: Има достатъчно време, така че може да бъдете спокойни;
Забележка: Понякога обаче смисълът може да е друг и „така” да не е част от съюза, въвеждащ подчиненото изречение. Пример: Запечатай го добре, така че да не се разлепи. Но: Запечатай го така, че да не се разлепи. – тук смисълът е „Запечатай го по подходящ начин, за да не се разлепи.”
- В конструкцията “както …, така и …”, пред „както” запетая не се поставя. Пример: На срещата бяха както директорът, така и неговите заместници.
- Обособените части, когато са в средата на изречението, се отделят със запетаи. Пример: Основните теми, включени в дневния ред, са …
- Правилно използване на бройните форми за мъжки род, множествено число.
- При съществителните имена от м.р., които назовават лица, се употребява само обикновената форма за мн.ч. Примери: 8 служители, петима членове, 20 ученици.
- При съществителните имена от м.р., които не назовават лица, се използват два вида форми за мн.ч.: обикновена – много градове, много театри, много столове и пр., и бройна форма – 26 града, два театъра, три стола.
- Използване на главни букви.
- Имената на институции, ведомства, нормативни актове и др. са собствени имена и се изписват с главна начална буква. Пример: Министерство на вътрешните работи.
- Думи като община, област, град и пр. не са собствени имена и се изписват с малка буква. Примери: Дунавци се намира на територията на община Казанлък. Казанлък се намира на територията на област Стара Загора.
Забележка: Сигналът е подаден в деловодството на Община Казанлък – тук „Община Казанлък” е името на административната структура и се пише с главна буква.
- Думи като министър, директор, началник, президент и др. не се пишат с главни букви, тъй като не са собствени имена. Пример: На срещата присъства Атанас Петров – директор на дирекция “Информационно обслужване”.
- Думи като дирекция, отдел и др. също се пишат с малка буква. Пример: дирекция “Координация и информационно-аналитична дейност”.
- В официални документи като израз на уважение към адресата се използват с главна буква лични и притежателни местоимения във 2 лице мн.ч. – Вие, Вас, Ви, Ваш, Ваша, Ваше. Дори адресатите да са няколко души, главната буква на местоименията се запазва.
- Пълен и кратък член на съществителни имена от мъжки род – начин на употреба.
- Съществителните имена от мъжки род се членуват с пълна членна форма, когато са подлог в изречението. Пример: Директорът оглави екипа.
- Пълен член се използва и при сказуемното определение. Пример: Директорът е седящият отпред.
Забележка: Ако думата може да се замени с местоимението „той”, трябва да е с пълен член. Ако се допуска заменянето с “него”, се използва кратък член. Пример: Учителят (той) изпита ученика (него).
- Ако пред дума в мъжки род има предлог (в, на, за, пред, от, с и др.), се използва кратък член.
- Не се пише точка след мерните единици независимо дали са изписани на кирилица, или латиница. Пример: 3 т, 3 t; 20 кг, 20 kg; 200 г, 200 g; 5 км, 5 km; 500 м, 500 m; 2 ч, 2 h; 30 мин, 30 min.